• Data: 2023-02-03 Autor: Zuzanna Lewandowska
Prowadzę studio graficzne, mam problem z klientem, który zlecił nam wykonanie projektu za ustaloną zapłatą w wysokości 1000 zł. Teraz nie chce płacić, bo twierdzi, że żadna koncepcja projektu mu nie odpowiada. Poprosiłem go więc o płatność za samą robociznę, czyli 50%. Oburzył się i tyle. Spór ciągnie się od 2 miesięcy. Co można zrobić w tej sytuacji? Ta osoba to był kiedyś nasz stały klient i z tego powodu nie spisaliśmy umowy, ani nie wystawiłem faktury na to zlecenie. Mam tylko korespondencję mailową, jak zleca nam logo i akceptuje koszty plus otrzymuje od nas propozycje. Potem są same wiadomości ode mnie z upomnieniami.
Przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (K.c.) nie wymagają zawarcia każdej umowy na piśmie. Zawarcie umowy w formie pisemnej, o ile nie jest wymagane przepisami ustawy, ma jedynie walor dowodowy w ewentualnym sporze. Może nieco utrudnić, ale nie uniemożliwia dochodzenia roszczeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy (zawartej w formie ustnej czy np. poprzez ustalenia poczynione na podstawie wiadomości SMS czy w korespondencji mailowej).
Zawierając umowę o wykonanie usługi Państwo byli obowiązani do jej wykonania w ustalony sposób, a kontrahent był obowiązany do zapłaty umówionego wynagrodzenia. Skoro wykonali Państwo usługę, a do zapłaty nie doszło, po stronie kontrahenta mamy do czynienia z niewykonaniem zobowiązania do zapłaty umówionej kwoty.
Z Pana opisu wynika, że nie wystawili Państwo faktury VAT. Co do zasady, powinni ją Państwo wystawić w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. W mojej ocenie faktura VAT powinna zostać wystawiona – kwestię związaną z fakturą pozostawiam do ustalenia z Państwa biurem rachunkowym pod kątem podatkowym i księgowym. Faktura VAT powinna być wystawiona i doręczona (np. mailowo) kontrahentowi. Powinna także wskazywać termin płatności. Brak wystawienia faktury nie przekreśla szans na dochodzenie roszczenia przed sądem, jednakże trzeba mieć na względzie ewentualną odpowiedzialność podatkową w tym zakresie. Dlatego zalecam kontakt z biurem rachunkowym albo doradcą podatkowym.
W braku zapłaty rekomenduję przedsądowe wezwanie do zapłaty, w którym powinien zostać zakreślony termin na zapłatę (zazwyczaj jest to 7 dni) pod rygorem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Wezwanie do zapłaty powinno być wysłane listownie, listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Zakładam, że kontrahent prowadzi działalność gospodarczą, więc na stronie biznes.gov.pl proszę sprawdzić jego aktualne dane, w szczególności adres siedziby i adres do doręczeń i na ten adres wysłać wezwanie. Często to wystarcza, aby dłużnik dobrowolnie spełnił świadczenie i nie trzeba występować z pozwem.
Gdyby jednak klient nie zareagował, to po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w wezwaniu do zapłaty mogą Państwo wystąpić na drogę postępowania sądowego. W przypadku takiej sprawy rekomenduję wystąpienie z pozwem o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym. Po złożeniu pozwu, na posiedzeniu niejawnym (bez rozprawy) sąd wyda nakaz zapłaty, który następnie doręczy dłużnikowi. Będzie on miał 14 dni na wniesienie sprzeciwu od nakazu zapłaty albo w tym terminie może zapłacić całość dochodzonej kwoty powiększonej o koszty postępowania sądowego. Jeżeli pozwany wniesie sprzeciw od nakazu zapłaty, wtedy sprawa trafi na drogę postępowania zwykłego – zostanie wyznaczona rozprawa, a sąd wyda wyrok. Wtedy, oprócz korespondencji mailowej, faktury VAT i przedsądowego wezwania do zapłaty, które będą dowodem w sprawie, dobrze jest jeszcze powołać dowód z przesłuchania stron i dowód z zeznań świadków (np. pracowników, którzy uczestniczyli w ustaleniach z pozwanym oraz w wykonaniu usługi, jak również potwierdziliby jak przebiegały poprzednie współprace z tą osobą). Pozwany w postępowaniu sądowym może kwestionować, że w ogóle doszło do wykonania usługi albo że usługa została wykonana w sposób nienależyty.
Dodam jeszcze, że w ewentualnym postępowaniu sądowym sam brak faktury VAT nie powinien stanowić przeszkody w uzyskaniu zapłaty. Czasem zdarza się, że przedsiębiorcy nie wystawią faktury VAT, ale powództwa o zapłatę są uwzględniane w realiach konkretnej sprawy (w szczególności, gdy jest umowa pisemna; tutaj jest korespondencja, która też stanowi dowód w sprawie; dużo trudniej jest wtedy, gdy ustalenia są jedynie ustne i można powołać tylko zeznania świadków). Problematyczne może być później rozliczenie podatkowe, jeśli sąd zasądziłby 1000 zł + VAT bez faktury VAT.
W postępowaniu sądowym Państwo będą musieli wykazać, że usługa została wykonana i że została wykonana należycie, jak również, że nie otrzymali Państwo zapłaty umówionej w poczynionych ustaleniach. Pozwany, aby uchylić się od zapłaty, musiałby udowodnić, że nie wykonali Państwo usługi, usługa została wykonana nienależycie albo że brak zapłaty nie wystąpił z jego winy. Nawet brak faktury VAT nie zwalnia go od zapłaty za wykonaną usługę. Powyższe dotyczy sytuacji, gdyby pozwany wniósł sprzeciw od nakazu zapłaty albo gdyby sąd odmówił wydania nakazu zapłaty. W samym pozwie o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym wystarczy bowiem uzasadnienie oraz przedłożenie jako dowód pisemnych ustaleń oraz innych dokumentów na wykazanie, że doszło do wykonania usługi (np. stworzone logo, przesłanie logo kontrahentowi, dalsza korespondencja, wezwanie do zapłaty z potwierdzeniem nadania).
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
Zapytaj prawnika
